Globalisierung, politische und wirtschaftliche Krisen und der damit einhergehende Wettbewerbsdruck stellen die Unternehmen vor große Herausforderungen. Auch das Tempo der Digitalisierung nimmt rasant zu. Das sind die Gründe, warum jedes Unternehmen sein Geschäftsmodell ständig überprüfen und gegebenenfalls anpassen sollte. Wie robust ist das Unternehmen gegenüber den sich verändernden externen Faktoren?

Optimierung und Rationalisierung interner Prozesse bei gleichzeitiger Kostensenkung und Konzentration auf den Kundennutzen. Ein wichtiger Erfolgsfaktor dafür ist Lean Management.

Dieser Artikel beantwortet die Frage, warum Lean Management für die Wettbewerbsfähigkeit unerlässlich ist Was sind die Kernelemente von Lean Management und wie kann eine Einführung gelingen?

Warum Sie Lean Management einführen Müssen

Bedeutung der Umsetzung von Lean Management

Lean Management hat seinen Ursprung in der Automobilindustrie. Henry Ford war unter anderem einer der Pioniere und begann den Weg zu Effizienz und Lean Management mit dem Model T in den frühen 1920er Jahren. Das Fließband und die Produktionsprozesse gehörten zu den ersten ihrer Art, die die Effizienz steigerten. Mitte des 20. Jahrhunderts wurde dann Toyota zum Vorzeigeunternehmen für schlanke Prozesse. Die Praktiken des Unternehmens zur effizienten Nutzung von Technologien, zur Kostenreduzierung durch “Just-in-time”-Bestandsstrategien und ein ganzheitliches Produktionssystem haben Unternehmen in vielen Branchen inspiriert.

Lean Management hat nach Toyota auch vielen anderen Unternehmen zum Erfolg verholfen, unabhängig von der Branche, in der sie tätig sind. In den letzten Jahren hat Lean Management sogar zunehmend Einzug in dienstleistungsorientierte Branchen wie die Gesundheitswirtschaft, das Finanz- und Versicherungswesen gehalten.

 Unabhängige Untersuchungen haben ergeben, dass Unternehmen, die Lean Management eingeführt haben, ihre Lieferungen, ihren Lagerumschlag und ihre Produktivität um 25 bis 33 Prozent gesteigert haben, während Ausschuss und Platzbedarf um 26 bzw. 33 Prozent gesunken sind. Im Verwaltungsbereich haben sich die Prozessdurchlaufzeiten um bis zu 43 Prozent verringert. Eine Studie der National Institutes of Health in den USA zeigte Ergebnisse im Virginia Mason Medical Center, das umfassende Lean-Maßnahmen anwendet. Das Krankenhaus verzeichnete höhere Gewinne, weniger Todesfälle, eine 85-prozentige Verkürzung der Wartezeit auf Laborergebnisse und eine 93-prozentige Steigerung der Produktivität.

Warum also sollten Sie Lean Management einführen?

Unabhängige Untersuchungen haben ergeben, dass Unternehmen, die Lean Management eingeführt haben, ihre Lieferungen, ihren Lagerumschlag und ihre Produktivität um 25 bis 33 Prozent gesteigert haben, während Ausschuss und Platzbedarf um 26 bzw. 33 Prozent gesunken sind. Im Verwaltungsbereich haben sich die Prozessdurchlaufzeiten um bis zu 43 Prozent verringert.

Eine Studie der National Institutes of Health in den USA zeigte Ergebnisse am Virginia Mason Medical Center, das umfassende Lean-Maßnahmen anwendet. Das Krankenhaus verzeichnete höhere Gewinne, weniger Todesfälle, eine 85-prozentige Verkürzung der Wartezeit auf Laborergebnisse und eine 93-prozentige Steigerung der Produktivität.

Einem Unternehmen zu helfen, langfristig zu überleben, wenn es sich neuen Wettbewerbern und veränderten makroökonomischen Bedingungen gegenübersieht. Richtig umgesetzt, macht Lean Management ein Unternehmen flexibler und anpassungsfähiger an Veränderungen, sobald diese auftreten (und nicht erst, wenn sie bereits eingetreten sind). Das Überleben gibt einem Unternehmen die Möglichkeit, seine Kunden im Laufe der Zeit besser zu bedienen.

Was ist, wenn die Organisation bereits gute Leistungen erbracht hat?

Gute Leistung ist relativ. Die meisten Unternehmen verarbeiten wichtige Informationen nach der Batch-and-Queue-Methode. Wenn das alles ist, womit Sie konkurrieren, dann mag Ihre Leistung gut erscheinen. Aber die Kunden erwarten eine hervorragende Leistung, keine gute Leistung. Wenn wir wirklich kundenorientiert sind, dann ist der Grund, warum wir Lean betreiben, die bessere Zufriedenheit der Kunden.

Lean Management ist ein besserer Weg, um mit dem geringen Wirtschaftswachstum umzugehen, das uns noch einige Zeit begleiten könnte. Prozessverbesserung zahlt sich für Dinge aus, die ein Unternehmen braucht oder für seine Stakeholder tun muss. Der Nutzen wird gering sein und sich nur langsam einstellen, wenn die Führungskräfte Lean nicht als Lösung für Probleme des Informationsflusses erkennen, die auch die Gesundheit der Menschen in den Organisationen verbessert.

Damit eine Organisation von den Vorteilen des Lean-Managements profitieren kann, müssen die Führungskräfte zugeben, dass alle Arbeitsprozesse verbessert werden können und dass niemand von der Verbesserung ausgenommen ist. Eine Organisation, in der jeder seine Arbeitsprozesse von Grund auf verbessert, und zwar auf eine Art und Weise, die nicht zu einem Nullsummenspiel führt (win-win), ist eine Organisation, die sich weiterentwickeln und langfristig überleben und gedeihen wird.

Schaffen Sie Kundennutzen ohne Verschwendung, indem Sie Prozesse und Organisation rationalisieren und optimieren. Beispiele für “Verschwendung” sind schlecht vorbereitete oder geleitete Besprechungen, unnötige Formalitäten, lange mehrstufige Genehmigungsverfahren oder Überproduktion. Falscher Einsatz von Technologie, unnötige oder übermäßige Berichte und unklare Zuständigkeiten kosten ebenfalls viel Zeit und senken die Motivation der beteiligten Mitarbeiter.

Um Verschwendung zu minimieren, sollten sich Unternehmen auf die Prozesse konzentrieren, die zur Wertschöpfung beitragen. Da ein solcher Fokus Zeit und Kosten spart, kann das Unternehmen effizienter handeln.

Was ist Lean Management und woher kommt es?

Lean Management steht für eine hocheffiziente Arbeitsorganisation, die alles Überflüssige reduziert oder eliminiert. Lean Management umfasst somit Methoden, Ansätze und Werkzeuge, mit denen Unternehmen ihre Prozesse optimieren können. Ein in diesem Sinne schlankes Unternehmen konzentriert sich auf das Wesentliche und setzt die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität ein, um einen Mehrwert für den Kunden zu erzielen.

Es handelt sich um einen anerkannten Managementansatz, der es ermöglicht, Freiräume für Innovationen und für die Flexibilisierung und Individualisierung von Produkten zu schaffen. Im Kern geht es darum, mit möglichst schlanken Prozessen den Kundennutzen so groß wie möglich zu machen

Wie oben beschrieben, hat das Lean Management seinen Ursprung in der Automobilbranche. In den 1980er Jahren hob sich Toyota durch hohe Qualität, geringen Ausschuss und hohen Output bei geringem Ressourceneinsatz von der Konkurrenz ab. Das Toyota Produktionssystem (TPS) als Managementansatz stand für eine schlanke Produktion von PKWs. Kernelemente des TPS waren/sind synchronisierte und standardisierte Prozesse, die Vermeidung von Fehlern, verbesserte Produktionsanlagen und die systematische Qualifizierung der Mitarbeiter. Dahinter steht das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung.

Unabhängig von der Branche geht es beim Lean Management unter anderem darum, dem Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung zum gewünschten Zeitpunkt, in der erforderlichen Qualität und zum besten Preis zu liefern.

Dabei stützt sich das Lean Management auf die folgenden vier Grundsätze:

1. Identifizieren Sie den Wert aus der Sicht des Kunden

Es geht darum, den Wertstrom zu identifizieren und sich von Überflüssigem zu befreien. Das zentrale Element dafür ist die Wertstromanalyse. Der Wertstrom umfasst alle Schritte und Prozesse, die zur Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung notwendig sind – vom Rohmaterial bis zum fertigen Produkt. Werden nur die wertschöpfenden Prozesse betrachtet, können Verschwendung oder unnötige Funktionen sowie überflüssige Prozessschritte vermieden werden, um die Durchlaufzeiten zu verbessern. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen effizient und optimal zu nutzen.

2. Fluss

Das Fließprinzip bezeichnet einen kontinuierlichen Ablauf von Produktions- oder Geschäftsprozessen, bei dem Belastungsspitzen und -tiefs vermieden werden. In der Produktion kann dies z. B. durch die Fertigung in kleinen Chargen und die Vermeidung von Leerlaufzeiten und Zwischenlagern erreicht werden. Bei Verwaltungsabläufen ist es möglich, hemmende Formalitäten, die Entscheidungen verzögern, zu beseitigen.

3. Pull

Es geht darum, den Wertstrom zu identifizieren und sich von Überflüssigem zu befreien. Das zentrale Element dafür ist die Wertstromanalyse. Der Wertstrom umfasst alle Schritte und Prozesse, die zur Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung notwendig sind – vom Rohmaterial bis zum fertigen Produkt. Werden nur die wertschöpfenden Prozesse betrachtet, können Verschwendung oder unnötige Funktionen sowie überflüssige Prozessschritte vermieden werden, um die Durchlaufzeiten zu verbessern. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen effizient und optimal zu nutzen.

4. Null-Fehler

Ein wichtiger Grundsatz des Lean Management ist das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung (Kaizen) bis zur Perfektion. Jeder Fehler wird als Störung des Prozesses betrachtet, und die Manager gehen Problemen an Ort und Stelle und sofort auf den Grund. Sie suchen nach den Ursachen und beseitigen sie an der Wurzel. Das Ergebnis ist eine Effizienz- und Qualitätssteigerung durch Fehlerreduzierung und frühzeitiges Reagieren auf Fehler, so dass die Fehlerkosten gesenkt werden. Unternehmen werden zu einer lernenden Organisation, indem sie permanent Fehler erkennen und beseitigen.

Wie beginnt man mit Lean Management?

Zunächst muss der Nutzen betrachtet werden, d.h. wer von der Einführung profitiert.

The statement can be illustrated by means of a comparison. Comparing the sales and employee figures of the two automotive groups Volkswagen and Toyota explains why lean management is worthwhile for the company based on personnel costs. In 2017, the VW Group generated sales of around 230 billion euros with approximately 642,000 employees. In turn, Toyota AG generated sales of 228 billion euros with approximately 369,000 employees. Toyota’s profitability is also shown in a 2018 Handelsblatt article. The difference in personnel with almost the same sales can be explained, among other things, by more efficient, or less wasteful, processes.

Lean Management ist sowohl eine Reihe von Methoden als auch eine Philosophie und daher ganzheitlich. Die Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg. Übernimmt das Unternehmen die Lean Management-Philosophie und passt sie an die eigene Kultur an, werden die Mitarbeiter gefordert und gefördert. Durch die daraus resultierenden Verbesserungen werden die frei werdenden Ressourcen in neue Projekte gesteckt, um die Wettbewerbsfähigkeit weiter zu steigern.

Das bedeutet, dass es für die Einführung von Lean Management nicht ausreicht, einzelne Personen im Unternehmen für die Umsetzung der Maßnahmen “verantwortlich” zu machen. Das Management muss das Thema vorantreiben und dahinter stehen.

Als ersten Schritt empfehlen wir eine Schulung vor Ort mit Methoden, die auf das Unternehmen und seine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Der zweite Schritt ist die Verankerung von Lean Management in der Organisation. Hier werden Abteilungsleiter ernannt und geschult. Diese beginnen dann, es im jeweiligen Arbeitsbereich umzusetzen. In einem iterativen Prozess prüfen wir, wie sich der Einsatz der Werkzeuge auf die Leistung der Abteilungen auswirkt und nehmen gegebenenfalls Anpassungen vor.

Für die Einführung der ersten Methoden empfehlen wir erfahrungsgemäß den 6S-Ansatz. So ist sichergestellt, dass alle Mitarbeiter einbezogen werden und sich schnell erste Erfolge zeigen.

Was sind die Herausforderungen und Fallstricke?

Der Grundgedanke des Lean Management verbindet schnelle Problemlösung mit kontinuierlicher Verbesserung. Wichtig ist es, ehrlich zu sein, den Ist-Zustand schonungslos zu analysieren und die Probleme sichtbar zu machen, statt sie zu verstecken. Das funktioniert nur in einer Unternehmenskultur, die Fehler nicht verurteilt, sondern die erkannten Defizite als Chance zur Weiterentwicklung und Verbesserung begreift. Hier haben viele Unternehmen noch Nachholbedarf.

Da die Wertstromanalyse alle Herstellungsprozesse vom Rohmaterial bis zum fertigen Produkt umfasst, müssen Unternehmen auch abteilungs- und organisationsübergreifend vorgehen. Silostrukturen in Bereichen wie Einkauf, Vertrieb oder Produktion erschweren dies mitunter. Voraussetzungen für den Erfolg sind eine offene Kommunikation, die Abkehr vom Abteilungsdenken und die Überwindung von teilweise starken Hierarchien. Ein aufwändiger, stark kontrollierter Veränderungsprozess ist notwendig. Die Veränderung wird nur gelingen, wenn das Management voll hinter Lean Management steht und alle Mitarbeiter im Unternehmen